O SP Corp é um sistema de Gestão Comercial desenvolvido para empresas do comércio em geral. Ele foi concebido para controlar todas as atividades das empresas, de modo integrado e corporativo, evitando com isto a redundância de dados, o retrabalho e a necessidade de controles adicionais.

O SP Corp foi construído para a plataforma Windows utilizando tecnologias de última geração, que facilitam a operação, o aprendizado e o treinamento dos usuários. Além disso, garante a segurança dos dados e agilidade na recuperação das informações.

Os seus módulos de retaguarda permitem a administração eficiente e ágil de 1 ou mais lojas, de qualquer lugar, através da troca de dados entre matriz e lojas via Modem (linha telefônica) e/ou disquetes.

O SP Corp opera com até 3 moedas. A moeda corrente, o dolar americano e uma terceira moeda, mantendo o custo médio dos estoques nestas moedas e permitindo a extração de relatórios. Ele é composto de 10 módulos, totalmente integrados, que serão descritos a seguir:

1) Módulo de Segurança:

Este módulo contempla o cadastro de usuários e suas permissões de acesso aos demais módulos e rotinas. As opções disponíveis são estabelecidas através da criação de perfis de acesso. Além disso, o módulo administra todo o ambiente do sistema de informação, bloqueando e desbloqueando os módulos que necessitem de procedimentos exclusivos (com por exemplo: back-up).

Rotina de cadastramento dos usuários do sistema
de informação, do módulo Segurança.

2) Módulo de Manutenção:

Possibilita a realização de cópias de segurança dos dados (back-up), restauração dos dados à partir do back-up, reorganização dos dados, expurgo da base de dados, (transferindo para arquivo morto os dados antigos sem relevância para o negócio), e a atualização remota, que é responsável pela troca de dados entre a matriz e as lojas.

Atualização Remota: Quando uma loja se comunica com a matriz, ela transmite todas as operações realizadas desde a última comunicação, como por exemplo: vendas, movimentação do caixa, contas a receber, comissões das vendedoras, posição do estoque, clientes novos e clientes com o crédito ou cadastro atualizado, e etc…, e por sua vez, recebe da matriz todas as regras comerciais atualizadas, produtos novos e produtos com preços alterados, clientes novos e clientes com crédito atualizado nas outras lojas e etc…, de forma a manter uma integração total entre a matriz e as lojas.

Rotina responsável pela preparação e envio de lotes
de dados entre matriz e lojas, do módulo Manutenção.

3) Módulo de Administração:

Possibilita o cadastramento de todas as lojas e suas vendedoras, definindo a tabela de preços utilizada, o percentual de comissão dos vendedores e o tipo de comissão (total ou individual), e outros parâmetros relacionados. Contém o cadastro de clientes unificado, possibilitando a inclusão de novos clientes, a atualização dos dados cadastrais, a consulta à informações de crédito e compras, além de permitir a emissão de etiquetas de mala direta em função da combinação de argumentos como: loja onde é cliente, cidade, estado, com compras dentro de um período, e etc...

Permite a parametrização de todas as regras comerciais do sistema, fazendo com que as lojas operem de acordo com o que foi definido para cada uma. Ele é responsável também em administrar as autorizações de venda, pois existem situações em que uma vendedora não conseguirá realizar uma venda sem que seja fornecido um número de autorização. Controla-se neste módulo também, o crédito dos clientes, podendo bloqueá-lo ou liberá-lo, além de permitir a alteração da sua categoria, de cliente normal para cliente especial, ou vice versa.

Rotina de parametrização das modalidades e condições de pagamento das lojas, do módulo Administração.

4) Módulo de Estoque:

Possibilita o cadastramento dos produtos e seu preço base de venda, e dos ítens que compõe as referências dos produtos (grupos, marcas e famílias). Possibilita também a atualização de preço de produtos, bem como colocá-los em promoção durante um determinado período. É no controle de estoque que são emitidos documentos de movimentação do estoque, como: entradas, baixas, transferências, e ajustes do estoque.

5) Módulo Ponto de Venda:

Possui o cadastro de clientes, permitindo novos cadastramentos, atualização dos dados cadastrais, e a consulta à informações de crédito e compras. Nele são emitidos orçamentos e reservas, registro de vendas, trocas de mercadorias, devoluções de mercadorias e requisições de venda.

O Registro de vendas obedece aos critérios definidos no módulo de administração. Em função da modalidade da venda (dinheiro, chq. à vista, cartão de crédito, chq. pré-datado, financiamento externo e etc) e da condição de pagamento (à vista, 30 dias, 30/60/90 e etc), são calculadas as datas de vencimento e o valor das parcelas de pagamento.

Na troca de mercadorias, quando a diferença de valor é a maior, ela é registrada no caixa.

6) Módulo Caixa:

Possui o caixa da loja, com as opções abrir o próximo caixa, ou reabrir o último caixa, registrar créditos ou débitos diversos, bloquear ou desbloquear o caixa, e encerrar o caixa informando o saldo do fundo de caixa que ficará como saldo de abertura do próximo caixa.

É no caixa que são registrados os pagamentos das vendas, liberando assim a mercadoria para o cliente. E também, a liquidação de duplicatas de vendas faturadas.

O caixa mantém o saldo pelas modalidades, dinheiro, cheque à vista, cartão de crédito, cheque pré-datado e duplicatas.

Nas condições de pagamento em cheque, tem-se a possibilidade de registrar além do banco e número do cheque, o número de autorização do tele-cheque e valor autorizado pelo tele-cheque. Nas vendas com cartão de crédito, registra-se o cartão de crédito, seu número e a data de validade. A venda fornece descontos automáticos em função de parâmetros definidos no módulo de administração, para a categoria (atacado ou varejo), modalidade de venda e/ou condição de pagamento, com diferenciação de cliente normal e cliente especial.

7) Módulo Financeiro:

Possibilita criar e registrar verbas financeiras na conta corrente das vendedoras (Ex.: prêmios, adiantamentos e etc…), e emitir mensalmente o contra-cheque de verbas variáveis das vendedoras, onde as comissões são automáticas. No contas a receber é possivel definir a classificação dos lançamentos, incluir lançamentos manuais de contas a receber, realizar a baixa manual ou automática de lançamentos pendentes de recebimento, reprogramar a data de vencimento de lançamentos, reabilitar lançamentos da situação de baixado, cancelado ou negativado, ou cancelar lançamentos (quando é realizada a baixa de um lançamento, o crédito utilizado do cliente em questão, é atualizado automaticamente). Controla-se também os cheques devolvidos, registrando-os com o seu motivo, a baixa, quando estes são regularizados, ou a negativação, atualizando automaticamente a ficha do cliente.

Rotina de registro de lançamentos manuais no contas a receber do módulo Financeiro

Este módulo também contempla o Contas a Pagar onde é possível cadastrar credores diversos, incluir lançamentos manuais - realizado ou previsto com a respectiva data de vencimento, valor, classificação contábil e etc..- , efetivar documentos, realizar baixas, alterar vencimentos, reprogramar pagamentos, reabilitar e cancelar documentos.

E o fluxo de caixa, que converge todas as contas a pagar e receber, possibilita a emissão de relatórios diários, semanais e mensais.

Nota: Com a disponibilização do Módulo Compras, o Contas a Pagar passará a ser alimentado automáticamente à partir das compras realizadas.

8) Módulo Fiscal:

É onde se cadastram as tabelas das movimentações fiscais, alíquotas de ICMS e alíquotas de impostos mensais. Nela também se registram os ajustes fiscais e se controla o crédito de ICMS. Emitem-se vendas e transferências e suas respectivas notas fiscais contando com o estoque da matriz.

Rotina de cadastramento das alíquotas de ICMS do módulo Fiscal

9) Módulo de Expedição:

É um módulo que possibilita a expedição de mercadorias para os clientes, através do controle de programação de entregas. Nele pode-se definir também o roteiro de entrega das mercadorias do dia, bem como o registro de ocorrências das entregas. A partir da expedição de uma venda, é realizada a baixa automática do estoque.

10) Módulo Compras:

Neste módulo é possível o cadastramento e manutenção dos fornecedores e suas listas de preço. Nele se registram as compras e acompanha-se as entregas em aberto e as necessidades de reposição de mercadorias, conforme o consumo registrado no Módulo Ponto de Venda.

Relatórios operacionais e administrativos do sistema:

» Relativos ao Cliente: Clientes com crédito bloqueado, Histórico de crédito dos clientes.

» Relativos aos Estoques: Entradas em Estoque, Baixas do Estoque, Transferências entre Estoques, Ajustes no Estoque, Lista de Preços (Completa ou Resumida), Posição de Estoque (Analítica, Sintética ou Simplificada), Posição Financeira dos Estoques, Ficha de Inventário do Estoque (utilizada para facilitar a contagem física do estoque), Movimentação do Estoque (funciona como um rastro de auditoria do estoque), Resumo de Movimentação do Estoque (considera quantidades totais por tipo de movimentação), Produtos e Preços (preço e quantidades em estoque por cor).

» Relativos ao Caixa: Encerramento do Caixa, Resumo de Movimentação do Caixa, Inventário de Vendas, Resumo de Vendas, Movimentação do Caixa.

» Relativos à Vendas: Venda Detalhada, Vendas do Período, Histórico de Compras do Cliente, Peças Vendidas, Faturamento.

» Relativos ao Financeiro: Contas a Receber por Situação (Pendente de cheque, pendente de recebimento, cheque devolvido, cancelados, baixados, negativados), Contas a Receber por Classificação (dinheiro, cheque à vista, cartão de crédito e etc…), Contas a Receber por Cliente, Cheques Vale por Situação (à receber, à receber com atraso, recebido), Cheques Devolvidos por Situação (em cobrança, não quitado, quitado), Contas a Pagar por Situação (Pendentes de pagamento, baixados, cancelados), Contas a Pagar por Classificação, Contas a Pagar por Credor, Fluxo de Caixa Previsto e Realizado.

Nota: Dos relatórios relacionados acima, alguns estão presentes tanto no módulo de ponto de venda quanto no módulo administração, sendo que os que estão no módulo de ponto de venda só permitem a possibilidade de consulta dos dados da própria loja, enquanto os que estão no módulo matriz, permitem a consulta dos dados de todas as lojas.